כל אירוע אותו מפיקים מחייב תכנון מוקדם על מנת שיכלול את כל המרכיבים. האירוע צריך להיות מותאם למיקום, לסגנון, לגיל המוזמנים, למגדר שלהם ולכלול אלמנטים לעיצוב ואת הציוד הנדרש. איך לנהל אירוע מא' עד ת' במאמר הבא.
עושים צ'ק ליסט
תכנון אירוע מחייב צ'ק ליסט מפורט של כל המרכיבים והאלמנטים שנכללים בו. מדובר על אירועים שאינם כוללים את כל המרכיבים כמו אלו הנערכים באולמות או גני אירועים, מועדונים או מסעדות, אלא על אירועים שמפיקים באופן עצמאי בחצר הבית, בטבע, בשטח, מתחת לכיפת השמים באמצעות אוהלים לאירועים, בבריכה וכד'. לאחר שמחליטים על מיקום האירוע ומספר המוזמנים מתחילים להכין את הרשימה בהתאמה לסגנון האירוע, גיל ואופי המשתתפים. בראש ובראשונה יש לפרט את הציוד שאותו תצטרכו. לדוגמה, ציוד לאירועים כמו חתונות יכלול: שולחנות הסעדה, שולחנות לישיבה וכיסאות, מערכת סאונד והגברה, עמודי תאורה, גנרטור פעיל וגנרטור לחירום, מקרר לשמירת טריות המזון, מקפיא למשקאות, שמשיות לחתונות בצהרים, פטריות חימום לאירועים בחורף, מערכת מיזוג אוויר שניתן להתקין בתוך האוהלים, תוספת של דשא סינטטי לחצר הבית או לשטח הפתוח, פרגודים להפרדה בחתונות דתיות, פינות ישיבה דקורטיביות, הצללות מגוונות, שירותים כימיים, במה לעמדת הדי ג'י ועוד.
מתכננים את העיצוב
לאחר שהכנתם רשימת ציוד בהתאם לסוג האירוע, זה הזמן להכין רשימה לעיצוב המקום. גם העיצוב צריך להתאים לקונספט בין אם אלו כלים חד פעמיים ובין אם קישוטים. תוכלו להיעזר בשרשראות דגלונים, גרילנדות, סרטים צבעוניים, סידורי בלונים, סידורי פרחים, נרות, גופי תאורה, שילוט בצבעים המתאימים לכם ובגודל הרצוי. לדוגמה, אירוע בר מצווה בקונספט של כדורגל יהיה על טהרת השחור לבן הן בעיצוב השולחנות והן בעיצוב הכניסה לאירוע וכך גם האטרקציה או ההפעלה שתזמינו.
רשימת הכיבוד
ישנם אירועים שאינם זקוקים לרשימה ארוכה כמו אירועי השקה או טקסים למיניהם. מספיק להכין כוסות חד פעמיים, בר מים ובקבוקי שתיה קלה. ישנם אירועים בהם תוסיפו קצת נשנושים כיוון שהדגש יהיה על הטקס או הכנס ופחות על הכיבוד. עם זאת, באירועים כמו חתונות, בריתות, בר או בת מצווה, ימי נישואין או ימי הולדת, תצטרכו להתעמק יותר בעניין הכיבוד. ההחלטה להזמין קייטרינג או מגשי אירוח יכולה לפתור את הצ'ק ליסט בנוגע לכיבוד ורק תצטרכו לבחור את המנות הרצויות וגם תקבלו כלי אוכל ומלצרים להגשה. כשמדובר באירועים כמו שבת חתן, חינה או שרוצים לחסוך בתחום הכיבוד ניתן לבקש מכל בן משפחה להביא משהו על פי רשימה שתכינו מראש או פשוט להכין לבד. קחו בחשבון סלטים, סוגי לחמים, מנות ראשונות, עיקריות ואחרונות, עוגות או מזנון קליל שיכלול ארוחה חלבית. תמיד ניתן להזמין שף שיכין את הארוחה מול האורחים בכל סגנון בו תבחרו והכל בהתאם לתקציב שלכם.
