תכנון אירוע הוא לא דבר פשוט. בייחוד לא כשמדובר בחתונה גדולה, או אפילו ברית או בר מצווה. לכל אירוע שכזה עלינו להתכונן מראש כד לממש את הרצונות שלנו בכל הנוגע לעיצוב, אולם, רשימת מוזמנים, האוכל שיוגש ועוד ועוד. צריכים לתכנן אירוע? כך תעשו זאת נכון.
הפקה עצמאית או מפיק שיעשה עבורנו מה שצריך?
לכל אפשרות יש את היתרונות והחסרונות שלה. במידה ואתם מעוניינים להפיק לבד את האירוע, יש את כל העזרים והמדריכים לכך באינטרנט. תוכלו להתייעץ עם חברים ומשפחה שעשו את האירועים הללו לפני כן ולדעת בדיוק כיצד לפעול. עם זאת, אם תעסיקו מפיק, זה יוריד מכם את כל האחריות והלחץ של האירוע עצמו.
המפיק ידאג לכל מה שאתם זקוקים לו, הוא ייצור ישירות קשר עם הספקים, ידאג לשלבי ההכנה ויעשה לכם סדר בבלגן. היתרון הגדול ביותר בהעסקת מפיק הוא שלא תצטרכו לשבור את הראש לגבי החלטות שלא תמיד יודעים איך להתמודד עימן. גם ייעוץ מטעם מפיק והדרכה כללית ללא ליווי מלא, יכולים לעזור במקרים כאלה.
החלטה על כמות מוזמנים בהתאם לאירוע
האם אתם מעוניינים באירוע מצומצם ואינטימי רק למשפחה וחברים, או באירוע גדול? על פי ההחלטה הזו תקבעו כמה מוזמנים יהיו לכם. כיום כמעט ולא נהוג לשלוח הזמנות במעטפה, אלא לשלוח לאורחים דרך פלטפורמות אישורי הגעה שונות.
בין אם מדובר בהזמנות לבר/בת מצווה או הזמנות לחתונה מי אינוויט היא אחת מהאפליקציות הפופולריות שאנשים נוהגים להשתמש בה. את רשימת המוזמנים רצוי לחלק לקטגוריות ועל פי זה לעבוד. הקטגוריות הקיימות לרוב יהיו משפחה, חברים קרובים, חברים רחוקים, חברים מהעבודה, מוזמנים של ההורים והאחים וכן הלאה.
החלטה על תקציב לאירוע
תקציב לאירוע הוא אחד הדברים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון בתכנון אירוע. הכינו טבלה בה תפרטו כמה כסף תרצו להשקיע על כל שירות, ולפיכך תדעו כיצד להתנהל. זכרו כי תקציב הוא המסגרת שיש לעבוד על פיה. נסו לא לחרוג יותר מדי מהתקציב, ואף לנסות להתנהל בצורה שתשאיר גם קצת כסף בצד למען בלת״מים, שלצערנו תמיד יכולים להתרחש.
זכרו כי ישנן הוצאות קבועות ולהן טווח מחירים מסוים. ההוצאות הקבועות הן: שמלה וחליפה לבעלי השמחה, די-ג׳יי, הגברה, תאורה, עיצוב המתחם ועוד ועוד. הוצאות משתנות הן כאלה שיותר מיועדות לאורחים ומשתנות בהתאם לכמות, כמו: אוכל, אלכוהול, מגנטים וכן הלאה.
בחירת מיקום
בחירת מקום לאירוע היא חלק חשוב לקראת ההכנה לאירוע. חשבו האם תרצו לקיים את האירוע שלכם באולם אירועים, במקום פתוח או באזור אחר. נסו גם להתאים את המרחק הגיאוגרפי בהתאם למקום המגורים של האורחים שלכם, ולכוון למיקום שיהיה נוח לכולם. אל תשכחו כי בחירת מקום היא נגזרת של התקציב, כך שאם אתם מעוניינים לצמצם, רצוי לבחור באזור שהוא לא אולם אירועים אלא יותר לכיוון בית פרטי שיכול לארח אירוע.
